国立大学法人琉球大学の保有する個人情報及び非識別加工情報等の適切な管理のための措置に関する規則

平成１７年３月１５日
制　　　　　　　　定

目次
　第１章　総則（第１条・第２条）
　第２章　管理体制（第３条－第７条）
　第３章　教育研修（第８条）
　第４章　職員の責務等（第９条）
　第５章　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱い（第１０条－第１５条）
　第６章　情報システムの安全の確保等（第１６条－第２９条）
　第７章　情報システム室等の安全管理（第３０条・第３１条）
　第８章　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の提供及び業務の委託等（第３２条・第３３条）
　第９章　安全確保の問題への対応（第３４条－第３６条）
　第１０章　監査及び点検の実施（第３７条－第３９条）
　第１１章　附属病院における管理体制（第４０条）
　第１２章　文部科学省との連携（第４１条）
　第１３章　雑則（第４２条・第４３条）

　　　第１章　総則

　（趣旨）
第１条　この規則は，独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５９号。以下「法」という。）第７条第１項及び第４４条の１５第１項の規定に基づき，かつ独立行政法人等の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針（平成１６年９月総務省）を踏まえて，国立大学法人琉球大学（以下「本法人」という。）の保有する個人情報及び非識別加工情報等（以下「保有個人情報及び保有非識別加工情報等」という。）の適切な管理のための措置に関し，必要な事項を定める。

　（定義）
第２条　この規則における用語の定義は，法の定めるところによる。
２　この規則において「部局等」とは，グローバル教育支援機構，研究推進機構，地域連　携推進機構，亜熱帯島嶼科学超域研究推進機構，ダイバーシティ推進本部，広報戦略本部，国際戦略本部，大学評価ＩＲマネジメントセンター及びハラスメント相談支援センター，教育研究等組織並びに事務組織の各組織をいう。

　　　第２章　管理体制

　（全学総括保護管理者）
第３条　本法人に，全学総括保護管理者を置き，総務を担当する理事をもって充てる。
２　全学総括保護管理者は，本法人における保有個人情報及び保有非識別加工情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。

　（部局等総括保護管理者）
第４条　 部局等に，部局等総括保護管理者を置き，部局等の長をもって充てる。
２　部局等総括保護管理者は，当該部局等における保有個人情報及び保有非識別加工情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。

　（保護管理者及び保護担当者）
第５条　部局等に，次のとおり保護管理者及び保護担当者を置く。

２　前項の規定にかかわらず，各教員が管理する学生・生徒等に係る保有個人情報及び保有非識別加工情報等については，当該教員を保護担当者とする。
３　保護管理者は，当該部局等における保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理を確保する任に当たる。保有個人情報及び保有非識別加工情報等を情報システムで　取り扱う場合，保護管理者は，当該情報システムの管理者と連携して，その任に当たる。
４　保護担当者は，保護管理者を補佐し，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の管理に関する事務を担当する。

　（監査責任者）
第６条　本法人に，監査責任者を一人置き，監査室長をもって充てる。
２　監査責任者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の管理の状況について監査する任に当たる。

　（保有個人情報管理委員会）
第７条　本法人に，国立大学法人琉球大学組織規則第２６条第１項の規定に基づき，保有個人情報の管理に係る重要事項の決定，連絡・調整等を行うため，保有個人情報管理委員会（以下「委員会」という。）を置く。
２　委員会の組織及び運営については，別に定める。

　　　第３章　教育研修

　（教育研修の実施）
第８条　全学総括保護管理者は，職員（派遣労働者を含む。以下同じ。）に対し，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱いについて理解を深め，個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
２　全学総括保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
３　全学総括保護管理者は，部局等総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者に対し，部局等の現場における保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
４　保護管理者は，当該課等の職員に対し，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理のために，全学総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

　　　第４章　職員の責務等

第９条　職員は，法の趣旨に則り，関連する法令等の定め並びに全学総括保護管理者，部局等総括保護管理者，保護管理者及び保護担当者の指示に従い，保有個人情報及び保有非識別加工情報等を取り扱わなければならない。
２　職員は，法第５０条，５１条及び５２条の規定により，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の不正な取扱いに関して，罰則が科されることに留意しなければならない。

　　　第５章　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱い

　（アクセス制限）
第１０条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等にアクセする権限を有する職員とその権限の内容を，当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
２　アクセス権限を有しない職員は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等にアクセスしてはならない。
３　職員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報及び保有非識別加工情報等にアクセスしてはならない。

　（複製等の制限）
第１１条　職員が業務上の目的で保有個人情報及び保有非識別加工情報等を取り扱う場合であっても，保護管理者は，次に掲げる行為については，当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，職員は，保護管理者の指示に従い行う。
　(1) 保有個人情報及び保有非識別加工情報等の複製
　(2) 保有個人情報及び保有非識別加工情報等の送信
　(3) 保有個人情報及び保有非識別加工情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
　(4) その他保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

　（誤りの訂正等）
第１２条　職員は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の内容に誤り等を発見した場合は，保護管理者の指示に従い，訂正等を行う。

　（媒体の管理等）
第１３条　職員は，保護管理者の指示に従い，保有個人情報及び保有非識別加工情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，耐火金庫への保管，施錠等を行う。

　（廃棄等）
第１４条　職員は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等又は保有個人情報及び保有非識別加工情報等が記録されている媒体（端末及びサーバに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合は，保護管理者の指示に従い，復元又は判読が不可能な方法により　当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。

　（保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱状況の記録）
第１５条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。

　　　第６章　情報システムの安全の確保等

　（アクセス制御）
第１６条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等（情報システムで取り扱うものに限る。以下本章（第２７条を除く。）において同じ。）の秘匿性等その内容に　応じて，パスワード等（パスワード，ＩＣカード及び生体情報等をいう。以下同じ。）を使用して権限を識別する機能（以下「認証機能」という。）を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
２　保護管理者は，前項の措置を講ずる場合は，パスワード等の管理に関する定めを整備（その定期又は随時の見直しを含む。）するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

　（アクセス記録）
第１７条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等へのアクセス状況を記録し，その記録（以下「アクセス記録」という。）を１月間保存し，及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
２　保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。

　（アクセス状況の監視）
第１８条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて，当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等への不適切なアクセス　の監視のため，保有個人情報及び保有非識別加工情報等を含むか又は含むおそれがある　一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機　能の設定，当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。

　（管理者権限の設定）
第１９条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内　部からの不正操作等の防止のため，当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。

　（外部からの不正アクセスの防止）
第２０条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアーウォールの設定による経路　制御等の必要な措置を講ずる。

　（不正プログラムによる漏えい等の防止）
第２１条　保護管理者は，不正プログラムによる保有個人情報及び保有非識別加工情報等の漏えい，滅失又は毀損（以下「漏えい等」という。）の防止のため，ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消，把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずる。

　（情報システムにおける保有個人情報及び保有非識別加工情報等の処理）
第２１条の２　職員は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等について，一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には，その対象を必要最小限に限り，処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
２　保護管理者は，前項に規定する保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて随時，消去等の実施状況を重点的に確認する。

　（暗号化）
第２２条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，暗号化のために必要な措置を講ずる。
２　職員は，前項の規定を踏まえ，その処理する保有個人情報及び保有非識別加工情報等について，当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，適切に暗号化を行う。

　（記録機能を有する機器・媒体の接続制限）
第２３条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報の漏えい等の防止のため，スマートフォン，ＵＳＢメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限（当該機器の更新への対応を含む。）等の必要な措置を講ずる。

　（端末の限定）
第２４条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。

　（端末の盗難防止等）
第２５条　保護管理者は，端末の盗難又は紛失の防止のため，端末の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
２　職員は，保護管理者が必要があると認めるときを除き，端末を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。

　（第三者の閲覧防止）
第２６条　職員は，端末の使用に当たっては，保有個人情報及び保有非識別加工情報等が第三者に閲覧されることがないよう，使用状況に応じて情報システムからログオフを行　うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。

　（入力情報の照合等）
第２７条　職員は，情報システムで取り扱う保有個人情報の重要度に応じて，入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報の内容の確認，既存の保有個人情報と　の照合等を行う。

　（バックアップ）
第２８条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の重要度に応じて，バックアップを作成し，分散保管するために必要な措置を講ずる。

　（情報システム設計書等の管理）
第２９条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等に係る情報システムの設計書，構成図等の文書について外部に知られることがないよう，その保管，複製及び廃棄等について必要な措置を講ずる。

　　　第７章　情報システム室等の安全管理

　（入退管理）
第３０条　保護管理者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域（以下「情報システム室等」という。）に立ち入る権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，入退の記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
２　保護管理者は，必要があると認めるときは，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の措置を講ずる。
３　保護管理者は，情報システム室等の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備（その定期又は随時の見直しを含む。），パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。

　（情報システム室等の管理）
第３１条　保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠装置，警報装置，監視設備の設置等の措置を講ずる。
２　保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講ずる。

　　　第８章　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の提供及び業務の委託等

　（保有個人情報及び保有非識別加工情報等の提供）
第３２条　部局等総括保護管理者は，法第９条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合は，原則として，提供先における利用目的，利用する業務の根拠法令，利用する記録範囲及び記録項目，利用形態等について書面を取り交わす。
２　部局等総括保護管理者は，法第９条第２項第３号及び第４号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報を提供する場合は，安全確保の措置を要求するとともに，必要があると認めるときは，提供前又は随時に実地の調査等を行い，措置状況を確認してその結果を記録するとともに，改善要求等の措置を講ずる。
３　部局等総括保護管理者は，法第９条第２項第３号の規定に基づき行政機関又は独立行　政法人等に保有個人情報を提供する場合において，必要があると認めるときは，前２項に規定する措置を講ずる。
４　本法人は，法第４４条の２第２項の規定により，法令に基づく場合を除き，利用目的以外の目的のために保有非識別加工情報等を自ら利用し，又は提供してはならない。
５　部局等総括保護管理者は，法第４４条の２第１項及び第４４条の９の規定（第４４条の１２の規定により第４４条の９の規定を準用する場合を含む。）により，非識別加工情　報の利用に関する契約を締結した者（以下「契約相手方」という。）から法第４４条の５第２項第７号の規定に基づき当該契約相手方が講じた非識別加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは，直ちに全学総括保護管理者に報告するとともに，当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認しなければならない。

　（保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱いに係る業務の委託等）
第３３条　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱いに係る業務又は非識別加工情　報の作成に係る業務（以下「取扱業務等」という。）を外部に委託する場合は，個人情報　の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう，必要な措置を講ずる。
２　取扱業務等を外部に委託する場合は，契約書に，次に掲げる事項を明記するとともに，委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制，個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について，書面で確認する。
　(1) 個人情報に関する秘密保持，目的外利用の禁止等の義務
　(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
　(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
　(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
　(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
　(6) 違反した場合における契約解除，損害賠償責任その他必要な事項
３　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には，委託する保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，委託先における個人情報及び保有非識別加工情報等の管理の状況について，年１回以上の定期的検査等により確認する。
４　委託先において，取扱業務等が再委託される場合には，委託先に第１項及び第２項の措置を講じさせるとともに，再委託される業務に係る保有個人情報及び保有非識別加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，委託先を通じて又は本法人自らが第３項の措置を実施する。保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も，同様とする。
５　取扱業務等を派遣労働者によって行わせる場合は，労働者派遣契約書に秘密保持義務等保有個人情報及び保有非識別加工情報等の取扱いに関する事項を明記する。

　　　第９章　安全確保の問題への対応

　（事案の報告及び再発防止措置）
第３４条　保有個人情報及び保有非識別加工情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる　事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に，その事案等を認識した職員は，直ちに当該保有個人情報及び保有非識別加工情報等を管理する保護管理者に報告する。
２　保護管理者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のＬＡＮケーブルを抜くなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う（職員に行わせることを含む。）ものとする。
３　保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，部局等総括保護管理者に報告し，部局等総括保護管理者は全学総括保護管理者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合は，直ちに当該事案の内容等について部局等総括保護管理者に報告し，部局等総括保護管理者は全学総括保護管理者に報告する。
４　全学総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合は，事案の内容に応じて当該事案の内容，経緯，被害状況等を学長に速やかに報告する。
５　全学総括保護管理者は，事案の内容等に応じて，事案の内容，経緯，被害状況等について，文部科学省に対し，速やかに情報提供を行う。
６　全学総括保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずる。　　　　　　　　　　　　　　　　　　

　（公表等）
第３５条　全学総括保護管理者は，事案の内容，影響等に応じて，事実関係及び再発防止策の公表，当該事案に係る保有個人情報及び保有非識別加工情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
２　全学総括保護管理者は，公表を行う事案については，当該事案の内容，経緯及び被害状況等について，速やかに総務省（行政管理局）に情報提供を行う。この場合において，当該事案が保有非識別加工情報等に関するものである場合は，併せて個人情報の保護に　関する法律（平成１５年法律第５７号）第５９条第１項の規定に基づき設置される個人情報保護委員会の事務局（以下「個人情報保護委員会事務局」という。）に情報提供を行　うものとする。

　（個人情報保護委員会事務局への報告）
第３６条　全学総括保護管理者は，保有非識別加工情報等について次に掲げる事由があったときは，直ちに個人情報保護委員会事務局に報告しなければならない。
　(1) 第３２条第５項及び第３４条第３項の規定による報告を受けたとき。
　(2) 第３４条第６項及び第３５条第１項の規定による措置を講じたとき。
　(3) 法第４４条の１４の規定により非識別加工情報の利用に関する契約を解除しようとするとき及び解除したとき。

　　　第１０章　監査及び点検の実施

　（監査）
第３７条　監査責任者は，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理を検証するため，第３条から前条までに規定する措置の状況を含む本法人における保有個人情報　及び保有非識別加工情報等の管理状況について，定期に及び必要に応じ随時に監査（外部監査を含む。以下同じ｡ ）を行い，その結果を全学総括保護管理者に報告する。

　（点検）
第３８条　保護管理者は，各課室等における保有個人情報及び保有非識別加工情報等の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を部局等総括保護管理者に報告する。
２　部局等総括保護管理者は，前項の点検結果について，必要があると認めるときは，全学総括保護管理者に報告する。

　（評価及び見直し）
第３９条　全学総括保護管理者，部局等総括保護管理者及び保護管理者は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずる。

　　　第１１章　附属病院における管理体制

第４０条　この規則に定めるもののほか，附属病院における医療関係の保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理のための措置に関しては，附属病院長が別に定める。

　　　第１２章　文部科学省との連携

　（文部科学省との連携）
第４１条　本法人は，「個人情報の保護に関する基本方針」（平成１６年４月２日閣議決定）４を踏まえ，文部科学省と緊密に連携して，その保有する個人情報の適切な管理を行う。

　　　第１３章　雑則

（雑則）
第４２条 この規則に定めるもののほか，保有個人情報及び保有非識別加工情報等の適切な管理に関し必要な事項は，学長が別に定める。

　（改廃）
第４３条　この規則の改廃は，教育研究評議会及び役員会の議を経て学長が行う。

　　　附　則
　この規則は，平成１７年４月１日から施行する。
　　　附　則（平成１７年６月１日）
　この規則は，平成１７年６月１日から施行する。
　　　附　則（平成２３年６月１５日）
　この規則は，平成２３年６月１５日から施行し，平成２３年４月１日から適用する。
　　　附　則（平成２５年６月２５日）
　この規則は，平成２５年６月２５日から施行し，平成２４年７月１日から適用する。
　　　附　則（平成２７年３月２５日）
　この規則は，平成２７年４月１日から施行する。
　　　附　則（平成２７年１１月２４日）
　この規則は，平成２７年１１月２４日から施行する。
　　　附　則（平成２８年１１月１４日）
　この規則は，平成２８年１１月１４日から施行し，平成２８年１０月１日から適用する。
　　　附　則（平成２９年５月１５日）
　この規則は，平成２９年５月１５日から施行し，平成２９年４月１日から適用する。
　　　附　則（平成３０年２月２８日）
　この規則は，平成３０年２月２８日から施行する。
　　　附　則（平成３０年３月３０日）
　この規則は，平成３０年４月１日から施行する。